Rezerwacja samochodu przez internet zajmuje dziś zaledwie kilka minut. Wybierasz miejsce i termin wynajmu, klasę pojazdu, dodatkowe opcje i gotowe. Może się więc wydawać, że skoro system pozwala dokonać rezerwacji, wybrany samochód na pewno czeka już na parkingu.
W praktyce proces jest nieco bardziej złożony. Flota wypożyczalni pracuje każdego dnia, samochody przemieszczają się między lokalizacjami, wracają od klientów, trafiają na serwis lub wymagają nieplanowanej naprawy. Jak więc naprawdę działa dostępność samochodów w wypożyczalni?
Rezerwacja klasy samochodu, a nie konkretnego egzemplarza
Jedną z najważniejszych rzeczy, o których warto wiedzieć, jest to, że w większości wypożyczalni rezerwujemy przede wszystkim kategorię samochodu, a nie konkretny egzemplarz.
Jeżeli podczas dokonywania rezerwacji widzisz na przykład Toyotę Corollę, nie zawsze oznacza to, że otrzymasz dokładnie ten model, kolor czy wersję wyposażenia. Samochód przedstawiony w ofercie może reprezentować określoną klasę pojazdów.
Dlatego przy ofertach często znajduje się określenie „lub podobny”.
W praktyce oznacza to, że wypożyczalnia może zapewnić inny samochód należący do tej samej lub porównywalnej kategorii, o podobnej wielkości i parametrach.
Dlaczego samochód widoczny online może nie być dostępny?
System rezerwacyjny bierze pod uwagę wiele danych, ale sytuacja floty może zmienić się bardzo szybko.
Wyobraźmy sobie prostą sytuację. Samochód powinien zostać zwrócony przez klienta o godzinie 10:00, a kolejna rezerwacja rozpoczyna się o 14:00. Teoretycznie pojazd jest więc dostępny.
Poprzedni klient może jednak przedłużyć wynajem, spóźnić się ze zwrotem albo oddać samochód z uszkodzeniem wymagającym naprawy. Auto może również wymagać dodatkowego serwisu przed kolejnym wynajmem.
W okresach szczególnie dużego zainteresowania nawet jedna taka sytuacja może wpłynąć na kilka kolejnych rezerwacji.
Co wpływa na rzeczywistą dostępność floty?
Samochody w wypożyczalni są w ciągłym ruchu. Na ich dostępność wpływają między innymi:
- wcześniejsze i aktualne rezerwacje,
- godziny odbiorów i zwrotów,
- przedłużenia wynajmu,
- opóźnienia klientów,
- zmiany miejsca zwrotu samochodu,
- awarie i szkody,
- przeglądy oraz serwis,
- konieczność przygotowania auta do kolejnego wynajmu,
- przemieszczanie pojazdów pomiędzy oddziałami,
- rezerwacje dokonywane jednocześnie przez różne kanały sprzedaży.
Dlatego dostępność samochodów jest czymś dynamicznym i może zmieniać się nawet w ciągu kilku minut.
Strona wypożyczalni i portale rezerwacyjne
Wypożyczalnie mogą przyjmować rezerwacje nie tylko poprzez własną stronę internetową, ale również za pośrednictwem zewnętrznych serwisów i partnerów.
Oznacza to, że w podobnym czasie kilka osób może zainteresować się tą samą kategorią samochodu poprzez różne kanały.
Systemy wymieniają między sobą informacje o rezerwacjach, jednak aktualizacja danych nie zawsze odbywa się dokładnie w tej samej sekundzie. Przy bardzo dużym obłożeniu może więc dojść do sytuacji, w której liczba nowych rezerwacji zmieni się szybciej niż informacja prezentowana w jednym z kanałów sprzedaży.
Dlaczego problem częściej pojawia się w sezonie?
W wakacje, podczas długich weekendów, świąt czy innych okresów wzmożonych podróży wykorzystanie floty może być bardzo wysokie.
Jeżeli wypożyczalnia posiada wiele wolnych samochodów, niespodziewana awaria jednego z nich zazwyczaj nie stanowi większego problemu. Można zastąpić go innym pojazdem.
Jeżeli jednak niemal cała flota jest już wynajęta, możliwości zastępstwa są znacznie mniejsze.
Właśnie dlatego w sezonie warto dokonywać rezerwacji z odpowiednim wyprzedzeniem.
Co dzieje się po dokonaniu rezerwacji?
Po otrzymaniu rezerwacji wypożyczalnia weryfikuje jej szczegóły oraz możliwość zapewnienia odpowiedniego samochodu w wybranym terminie i lokalizacji.
W przypadku standardowej rezerwacji proces ten zazwyczaj przebiega bez żadnych problemów.
Jeżeli jednak wystąpi nieprzewidziana sytuacja, wypożyczalnia może skontaktować się z klientem, aby zaproponować rozwiązanie – na przykład samochód podobnej klasy, inny dostępny model lub zmianę określonych parametrów rezerwacji.
Dlatego podczas składania zamówienia bardzo ważne jest podanie aktualnego numeru telefonu oraz adresu e-mail.
Czy rezerwacja z dużym wyprzedzeniem daje gwarancję?
Znacznie zwiększa szansę na dostępność wybranej kategorii, szczególnie w popularnych terminach.
Nie oznacza jednak, że konkretny egzemplarz samochodu może zostać przypisany do klienta kilka miesięcy wcześniej. Do tego czasu dany pojazd może odbyć wiele innych wynajmów, zostać przeniesiony do innego oddziału albo trafić do serwisu.
Dlatego wypożyczalnie zarządzają przede wszystkim dostępnością całych kategorii samochodów.
A co z rezerwacją na ostatnią chwilę?
Rezerwacja samochodu tego samego dnia również może być możliwa, ale warto pamiętać, że przy krótkim czasie pomiędzy dokonaniem rezerwacji a planowanym odbiorem szczególnie istotne jest potwierdzenie jej przez wypożyczalnię.
Dotyczy to zwłaszcza weekendów, wakacji, świąt oraz rezerwacji nietypowych kategorii, takich jak samochody 7- lub 9-osobowe.
Jeżeli samochód potrzebny jest za kilka godzin, najlepiej nie odkładać rezerwacji na ostatnią chwilę.
Jak zwiększyć szansę na bezproblemowy wynajem?
Najlepiej rezerwować samochód możliwie wcześnie, podawać prawidłowe dane kontaktowe i dokładnie sprawdzać wiadomości otrzymywane od wypożyczalni.
Jeżeli zależy Ci na konkretnym parametrze samochodu – na przykład automatycznej skrzyni biegów, dużym bagażniku, siedmiu miejscach czy określonym rodzaju nadwozia – warto zwrócić na to szczególną uwagę podczas wyboru kategorii.
Im bardziej nietypowe wymagania, tym bardziej opłaca się dokonać rezerwacji wcześniej.
Podsumowanie
System rezerwacyjny wypożyczalni musi każdego dnia łączyć setki informacji: terminy wynajmu, lokalizacje samochodów, zwroty, nowe rezerwacje, serwisy oraz nieprzewidziane sytuacje.
Dlatego informacja widoczna online jest elementem dynamicznego systemu zarządzania flotą, a nie informacją o konkretnym samochodzie stojącym w danej chwili na parkingu i czekającym na jednego klienta.
W zdecydowanej większości przypadków rezerwacja przebiega zgodnie z planem. Warto jednak pamiętać, że w branży wynajmu samochodów sytuacja może zmieniać się bardzo szybko.
Planujesz podróż? Zarezerwuj samochód z odpowiednim wyprzedzeniem, a po dokonaniu rezerwacji zwracaj uwagę na wiadomości od wypożyczalni. Dzięki temu odbiór auta będzie szybki i bezproblemowy.
